Аудит кадровой документации

Ведение кадрового делопроизводства компании является обязательным и важным направлением ее работы, хотя часто управление самой компании не уделяет этой сфере особого внимания. За такое отношение многие руководители уже понесли наказание. Чтобы этого не случилось, можно прибегнуть к аудиторской проверке.

Аудит кадровой документации представляет собой некий комплекс мероприятий, которые направлены на проверку правильности ведения учета кадров, а также других документов кадрового делопроизводства. Проводится он строго в соответствии с действующим законодательством. После окончания проверки заказчик получает экспертное заключение с информацией о выявленных нарушениях, с оценкой рисков этих нарушений, ну и, конечно, рекомендации по оптимизации работы и устранению ошибок .

Чаще всего компании, оказывающие такого рода услуги, предлагают два формата аудита: «Обзорный» и «Общий». Отличаются они объемами работ, целями заказчика, уровнем ответственности исполнителя, а также конечным отчетом. Рассмотрим подробнее каждый из них.

Обзорный аудит включает в себя проверку документации на условиях выборки, которая определяется общим количеством документации, количеством лиц, ответственных за ведение документов и др. Проверке подвергаются те документы, анализ которых позволит увидеть состояние кадровой документации. Цель - показать состояние кадровой документации заказчику и указать типичные ошибки. Исполнитель гарантирует выявления всех нарушений в проверенной выборке документов. В отчете заказчик найдет рекомендации по исправлению нарушений с обязательным указанием типичных ошибок.

Общий аудит кадровой документации более тщателен, так как проверяется каждый отдельный документ, нарушение ведения которого может привести к санкциям поверяющих органов. Объемы работ по проверке соответствуют штату работников предприятия, а значит, и общему объему документации по отделу кадров. Проводя такую проверку, выявляются все допущенные нарушения при ведении документации, указывается каждая ошибка. На основе договора по проведению аудиторской проверки, исполнитель дает гарантию на выявление в документах всех нарушений. В отчете кроме рекомендаций по исправлению выявленных нарушений обязательно наличие перечня всех найденных ошибок.

Кроме того, не зависимо от формата проведения проверки, исполнитель должен предоставить гарантии конфиденциальности всей информации, а также содержания документов, изученных во время экспертизы. Но чтобы обезопасить себя и свою компанию, не забудьте подписать при заключении договора дополнительный договор о конфиденциальности.